Habari
ya leo msomaji wa mtandao wa fikra za kitajiri. Ni matumaini yangu kuwa
unaendelea vizuri na mapambano yanasonga mbele kwa ajili ya kuendelea kuboresha
maisha yako. Leo hii ikiwa ni wiki ya nane tokea tuanze mwaka 2017,
mtandao huu unaendelea kutimiza ahadi yake ya kukuletea uchambuzi wa kitabu
kimoja kila mwisho wa wiki (ijumaa) ili kupitia uchambuzi wa vitabu hivi pamoja
tuboreshe maisha maisha yetu.
Lengo la uchambuzi wa
vitabu hivi ni kukuwezesha upate maarifa kutoka waandishi mahili ambao
wanatushirikisha yale ambayo wamekuwa wakifanya mpaka kufikia hatua ya
mafanikio waliyonayo. Hata hivyo makusudi ya mtandao wa fikra za kitajiri ni
kuona wewe ukipiga hatua kwa kutumia mbinu hizi tunazojifunza kutoka kwenye
uchambuzi wa vitabu kwa kila mwisho wa wiki. Kujiunga na mtandao wa fikra za
kitajiri BONYEZA HAPA na
ujaze fomu ili uendelee kupata makala zinazochapishwa kwenye mtandao huu moja
kwa moja kwenye barua pepe yako.
Kitabu
cha wiki hii kimeandikwa na mwandishi Peter F. Drucker ambaye ni mwandishi na
mhamasishaji kwa kipindi cha zaidi ya miaka 45. Kwa ujumla katika kitabu hiki
tunafundishwa kuwa mafanikio makubwa yanatokana na ufanisi wetu katika
kujitawala wenyewe na hatimaye kupitia matendo yetu ndo tunafakiwa kuwa mfano
bora kwa wale tunaowaongoza. Hauwezi kuwa kiongozi/mtendaji bora kama hauwezi kujitawala
mwenyewe kwa kudhibiti hisia na matendo yako. Hii ni kutokana na ukweli kwamba
ufanisi ni kitu ambacho kila mtu anaweza kuwa nacho kupitia kujifunza kwani
ufanisi sio tabia ambayo mtu anazaliwa nayo.
Karibu
tujifunze wote yale muhimu ambayo nimejifunza kutoka kwenye kitabu hiki ambacho
kinaelezea mbinu za ufanisi katika kazi zetu za kila siku:-
1.
Akili, mawazo na ujuzi
ni rasilimali muhimu kwa mtu lakini ufanisi ni njia pekee inayobadilisha
rasilimali hizi kuleta matokeo makubwa kwa muhusika. Hii ni kutokana na ukweli
kwamba ufanisi ndio njia pekee ambayo wafanyakazi katika taasisi yoyote
wanapaswa kuwa nayo kwa ajili ya kuboresha bidhaa na huduma kwa wateja wao.
Ufanisi ndio unaotofautisha wafanyakazi katika taasisi/kampuni na vivyohivyo
ufanisi ndio unaotofautisha taasisi/kampuni moja na nyingine kwenye uzalishaji
wa bidhaa/huduma na ufanisi katika soko.
2.
Muda wa
kiongozi/mtendaji ni lazima uwanufaishe wale wanaomtegemea au taasisi kwa
ujumla. Kwa maana nyingine kiongozi au mtendaji ni mtumwa wa majukumu aliyopewa
hivyo ni muhimu kuhakikisha anatumia muda wake vizuri kwa ajili ya kutimiza
majukumu yake pindi anapokuwa kazini. Ni lazima awe tayari kupokea na kufanyia
kazi maoni, mawazo, ushauri na malalamiko yanayo wasilishwa kwake. Kwa mtazamo
huu kiongozi/mtendaji mwenye ufanisi ni lazima atambue ni sehemu ambayo
anatakiwa kutumia muda mwingi kwa ajili ya kuleta mabadiliko katika
taasisi/kampuni yake.
3.
Thamani ya
kiongozi/mtendaji yeyote ni pale ambapo taasisi/watu wengine watanufaika na
mchango wake. Hii ni kutokana na ukweli kwamba mtendaji/kiongozi ni lazima
maarifa na ubunifu wake uwasaidie wale waliopo chini yake na kupitia matendo
yake wafuasi wake wapate hamasa na dira ya utendaji kazi kwa ajili ya kuboresha
utoaji huduma wa taasisi/kampuni kwa wateja wao.
4.
Kiongozi/mtendaji
anabeba taswira ya taasisi au kampuni anayoongoza. Kwa sifa hii watendaji
wanapaswa kuhakikisha wanafanya kazi kwa weledi ili kuleta sifa bora kwa
taasisi/kampuni zao. Hapa wanapaswa kuwa makini katika kuishi utamaduni wa
taasisi/kampuni waliyopo na hatimaye kuhakikisha kila taarifa inayotoka nje
inakuwa na ukweli juu ya taasisi/kampuni. Kwa maana nyingine ni kwamba
mwonekano wa nje wa taasisi/kampuni unatakiwa kuwa ni zao la kazi inayofanywa
na viongozi/watendaji wa kampuni/taasisi husika.
5.
Watendaji/viongozi
wanakuwa makini katika maeneo muhimu ya kazi zao kwa ajili ya ajili ya kupata
matokeo bora katika maeneo hayo. Ili kufanikiwa ni lazima wajiwekee vipaumbele
na kuhakikisha wanaishi kwenye vipaumbele hivyo ikiwa ni pamoja na kuhakikisha mambo
ya kwanza yanafanyika kwanza na si vinginevyo. Pasipo kufanya hivyo sio rahisi
kwa watendaji/viongozi kupata ufanisi na matokeo yake ni kufanya vitu nusu
nusu.
6.
Ufanisi wa
viongozi/watendaji katika kutumia vyema muda wao unajengwa na misingi mitatu
ambayo ni (a) kuwa na rekodi ya muda wao (b) kusimamia muda wao na (c)
kuimarisha muda wao. Hivyo, watendaji/viongozi wanapaswa kutambua kuwa ufanisi
wa utendaji kazi wao unapimwa kulingana na matumizi ya muda wao. Hii ni
kutokana na ukweli kwamba muda ni rasilimali pekee ambayo ni rahisi kuyeyuka na
ikishayeyuka kamwe haiwezi kupatikana tena wala kuwa na mbadala wake.
7.
Watendaji wanatakiwa
kufahamu kuwa ni lazima wawe tayari kutumia muda wao kwa vitu ambavyo
havichangii moja kwa moja kwenye taasisi/kampuni wanazosimamia. Mfano, ni
lazima watendaji wawe tayari kuwasikiliza wateja, wafanyakazi walio chini yao
hata kama shida wanazokuja nazo kwa wakati huo hazipo kwenye mpango kazi wao.
Muhimu ni kupanga muda wako vizuri kwa ajili ya kufahamu ni kitu gani unatakiwa
kukamilisha kwa wakati husika ikiwa ni pamoja na kutenga muda maaluma kwa ajili
ya kuwasikiliza wateja na wafuasi walio chini yako.
8.
Watendaji/viongozi
ni lazima watenge muda maalumu kwa ajili ya kuwa na vikao na wafanyakazi wao wa
chini kwa ajili ya kuthamini mchango wao. Hapa mwandishi anatushirikisha kuwa
ni muhimu sana kwa watendaji wa ngazi za juu kuwasikiliza waajiriwa wao ili wapate kufahamu maoni na ushauri wao
kwenye sehemu ambazo taasisi au kampuni inaweza kuboresha ili kuongeza thamani
ya huduma au bidhaa za taasisi/kampuni husika.
9.
Viongozi/watendaji
wanapaswa kuepuka tatizo la kuchanganya mambo yao ya mahusiano na majukumu yao
ya kazi. Mwandishi hapa anatushirikisha kuwa kadri wafanyakazi wanavyokaa
pamoja kwa kipindi cha muda mrefu ndivyo wanaanza kupoteza muda mwingi kwenye
masuala ambayo hayaendani na majukumu ya kazi zao. Muda mwingi unapotezwa
kwenye mawasiliano yasiyo ya lazima au kwenye maongezi ambayo hayana tija
kwenye utoaji wa huduma kwa wateja. Hapa tunafundishwa kuwa kama hakuna ulazima
wa wafanyakazi kufanya kazi kwa pamoja ni vyema kila mmoja akatenganishwa
kwenye ofisi kulingana na majukumu ya kazi zako kuliko wafanyakazi wote kutumia
chumba kimoja kama ofisi.
10. Ili kuwa ufanisi katika
matumizi ya muda, watendaji/viongozi wanapaswa kutathimini sehemu ambazo zinapoteza
muda wao. Mara nyingi watendaji wengi wamekuwa wanapoteza muda wao kutokana na
kushindwa kutekeleza majukumu yao kwa mpangilio, kuwa na vikao vingi ambavyo
pia uendeshwa kwa mpangilio mbovu na kuwa na idadi kubwa ya waajiriwa ambao
majukumu yao yangefanywa na watu wachache. Kama unataka kuwa na ufanisi katika
kazi zako ni lazima kwanza uheshimu muda wako kwa kuhakikisha kila dakika ya
akili yako ipo kwenye kazi ambayo ulilenga kuitekeleza
11. Thamani ya watendaji/viongozi
inategemeana na mchango wao katika taasisi/kampuni. Sifa ya kubwa ya kuwa na
ufanisi ni lazima muhusika aanze kwa kujiliza ni kipi naweza kuchangia kwa kazi
yangu niliyonayo. Mchango huu unatakiwa ulenge sekta zote ikiwamo maendeleo ya
taasisi, mahusiano na viongozi/waajiriwa/wafanyakazi wa kada ya chini, wateja
na jamii kwa ujumla. Na hapa mwandishi anatushirikisha kuwa ni muhimu kuwa na
maono ya matokeo ya mchango wetu badala ya kujikita kwenye bidii ya kazi ambayo
mara nyingi utawaliwa na presha ya kufikia tarehe ya mwisho (deadline).
12. Watendaji/viongonzi
ambao hawajitathimini mchango wao sio tu wana fikra finyu bali wanaweza kuishia
kufanya vitu ambavyo sio sahihi kwa taasisi/kampuni husika. Hii ni kutokana na
ukweli kwamba taasisi/kampuni yoyote mahitaji ya utendaji kazi yanajikita
kwenye sehemu kuu tatu ambazo ni (a) matokeo ya moja kwa moja (b) maadili ya
ukamilishaji wa matokeo hayo na (c) kujenga na kuendeleza watu kwa ajili ya
kesho. Kampuni/taasisi ambayo haijajengwa kwenye misingi hii ni rahisi kupoteza
mwelekeo na hatimaye kufa. Hivyo mtendaji/kiongozi yeyote yule kwa nafasi yake
anatakiwa kuwa na fikra pana juu ya mchango wake katika sehemu hizo tatu.
13. Mtendaji/kiongozi
yeyote ambaye anataka kuwa na ufanisi ni lazima awe tayari kujua vitu vidogo
vidogo katika mazingira ya utendaji kazi wake. Hapa tunafundishwa kuwa ni
muhimu kupata maarifa nje ya fani uliyosomea ili maarifa hayo yakuongoze katika
majukumu ya kazi zako. Mwandishi anatushirikisha kuwa kila mtendaji/kiongozi ni
muhimu ajenge utamaduni wa kutafuta maarifa mapya kwa kadri anavyoweza ili
ajirahisishie majukumu ya kazi yake.
14. Mtendaji/kiongozi ni
lazima azingatie mahusiano yake na watu wengine kwa ajili ya kuboresha ufanisi
wa kazi yake. Mwandishi anatushirikisha kuwa mahusiano yetu na watu wengine
katika kazi zetu yanaweza kuboreshwa kwa kuzingatia:- (a) mawasiliano – sehemu hii
ndo mafuta ya taasisi/kampuni katika kutimiza malengo yake; (b) kufanya kazi
kama timu moja – hii inasaidia kuondoa makundi kati ya wafanyakazi na hatimaye
wote mnaongea lugha moja; na (c) maendeleo binafsi na wengine – hii inajumuisha
maendeleo katika sekta zote na hasa kwenye maarifa kwani maarifa hayo ndo
yanaleta fursa mpya za kuboresha mazingira ya kazi.
15. Ili kuepuka kupoteza
muda kwenye vikao na kupitia ripoti na taarifa mbalimbali mtendaji/kiongozi mwenye
ufanisi ni lazima aanze kwanza aeleze dhumuni la kikao, ripoti au taarifa kwa
wajumbe na ahakikishe kikao kwa ujumla kinajikita kwenye dhumuni hilo. Katika maneno
ya kufunga kikao ni lazima mwenyekiti wa kikao ni vyema arejee kwenye maneno aliyoyatoa
wakati wa kufungua ili kutathimini kama kikao husika kimefikia malengo yaliyotarajiwa.
16. Viongozi/watendaji
wenye ufanisi wanajikita kwenye hali chanya kuliko hali hasi. Hii ni pamoja na
kuangalia fursa zilizopo kabla ya kuangalia udhaifu au changamoto. Mwandishi anatushirikisha
kuwa viongozi/watendaji muda wote wanatakiwa kuangalia fursa zilizopo katika
taasisi/kampuni wanazoongoza ikiwa ni pamoja na kuangalia fursa ya rasilimali
watu kwani rahisi kutatua changamoto zilizopo kwa kutumia fursa ulizonazo kwa
sasa.
17. Watendaji/viongozi pale
wanapotaka kuajiri hawana budi kuajiri watu wenye uwezo mkubwa katika fani husika
badala ya kuajiri ili mradi tu kujaza nafasi. Mwandishi anatushirikisha kuwa mwajiriwa
mpya ni kama vile mwajiri amecheza kamari hivyo ili kufikia malengo ya taasisi ni
vyema kuajiri watu wenye uwezo mkubwa katika fani zao. Hii ni kutokana na
ukweli kwamba kila mwajiriwa anapewa majukumu kwa ajili ya kuyatekeleza ili
kufikia lengo kubwa la taasisi/kampuni na si vinginevyo.
18. Siri kubwa ya
kufanya vitu vingi ndani ya mnuda mfupi ni kuwa na kipaumbele kwa kuhakikisha
kila linalofanyika linafanyika kwa wakati wake. Kinyume chake ni kwamba watu
wengi wamekuwa bize na kazi lakina matokeo yao yamwekuwa chini sana kwa vile wanafanya
vitu vingi kwa wakati mmoja. Matokeo yake ni kwamba katika vyote hakuna ambacho
kinafanyika kwa ufanisi na hivyo kuishia kuwa na matokeo ya kawaida au
kushindwa kabisa. Watendaji/viongozi wenye ufanisi wanafahamu kuwa wana vitu vingi vya kukamilisha na vyote ni lazima vifanyike kwa ufanisi wa hali ya juu.
19. Watendaji/viongozi
wenye ufanisi wanafanya maamuzi makini. Hii ni kutokana na ukweli kwamba uamzi
wa watendaji/viongozi wa ngazi za juu unatoa mwelekeo wa taasisi/kampuni
husika. Hivyo, mwandishi anatushirikisha kuwa kabla ya kufanya maamuzi ni vyema
kama mtendaji/kiongozi ukajiridhisha na maamuzi yako kwa ajili ya kujenga
uimara wa taasisi/kampuni. Mwandishi anatushirikia kuwa maamuzi ni muhimu
kuangaliwa kwa mapana yake kabla ya kuchukuliwa kutokana na ukweli kwamba
maamuzi yanafanywa na watu na watu hao kila mmoja ana dosari zake.
20. Katika kufanya
maamuzi yenye ufanisi ni vyema kuanza na maoni juu ya jambo husika na hatimaye maoni
hayo yatafutiwe ukweli kabla ya kufanya jambo lolote. Hata hivyo mwandishi anatushirikisha
kuwa siyo kila kinachofanyiwa maamuzi tayari kina ukweli kwani maamuzi mengine
yanaweza kulenga uvumbuzi mpya katika jamii. Hivyo si busara kukata tamaa
kutokana na kukosa ukweli juu kile ambacho ulilenga kutekeleza.
Haya ni machache kati ya mengi niliyojifunza
kwenye kitabu hiki. Kupata nakala ya kitabu hiki BONYEZA HAPA na
ujiunge na mtandao wa fikra za kitajiri kisha nitumie ujumbe wa kuomba kitabu
hiki kupitia barua pepe fikrazakitajiri@gmail.com. Niendelee
kukuomba usambaze jumbe hizi kwa kadri uwezavyo ili yale unayojifunza yawafikie
wengi na hatimaye tufanikiwe kuibadilisha dunia hii kuwa mahali pazuri pa
kuishi (Unaposambaza makala hizi hakikisha haukopi na kupest badala yake share
link ili hatimiliki za mwandishi wa makala ziheshimiwe). Nakutakia
mapambano mema.
Karibuni kwenye fikra za kitajiri ili upate elimu hisiyokuwa na
mwisho.
Born to Win ~ Dream Big
Augustine Mathias Bilondwa
Namba ya Simu: 0786881155
Mwanzilishi wa Mtandao wa fikrazakitajiri.blogspot.com
Barua
pepe: fikrazatajiri@gmail.com